Unsere Digitalreise ist online!

MIT VOLLER KRAFT VORAUS

Der Nutzen interner Workshops am Beispiel des „Digitalen Anschubs“ mit der Hans Gottsberg GmbH und dem Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg in einem Digital Konkret Projekt.

Blick ins Unternehmen

Die Hans Gottsberg GmbH ist ein Hamburger Traditionsunternehmen für Schlosserei, Stahl- und Metallbau sowie Schließ- und Sicherungstechnik mit rund 45 Mitarbeitenden. Das fortschrittliche Unternehmen blickt mit Stolz auf über 75 Jahre Metallhandwerk zurück. Neben der ursprünglichen Schlosserei, heute Metallbau, wurde mit den Jahren die Zulieferung für die Industrie und die Spezialisierung auf den vorbeugenden Brandschutz weiterentwickelt. Im Apparate- und Gerätebau gab es eine Neuentwicklung hochpräziser Spektralanalyse-Elektronik in Leck Detektoren mit passgenauen Fahrgestellen für die internationale Ölbranche.

Ausgangslage

„Wenn du ein Schiff bauen willst, beginne nicht damit, Holz zusammenzusuchen, Bretter zu schneiden und die Arbeit zu verteilen, sondern erwecke in den Herzen der Menschen die Sehnsucht nach dem großen und schönen Meer.“ (Antoine de Saint-Exupéry)

Dieses Zitat wird oft im Rahmen von Veränderungen genutzt und meint: Nehmt Eure Mannschaft und deren Ideen mit, wenn Veränderungen angeschoben werden sollen. Bindet die Mitarbeitenden von Anfang an ein, erzählt ihnen

warum sich etwas verändern soll und wie sich die Zukunft dadurch positiv verändern wird. Interne Workshops sind ein guter erster Schritt in diese Richtung. Sie bedeuten für Betriebsinhaber*innen zwar im ersten Schritt Arbeit, Abstimmung und gute Vorbereitung, haben aber vor allem einen hohen Nutzen, denn sie fördern die Akzeptanz für Neuerungen, neue Ideen, den Teamgeist und machen sogar Spaß.

Anlass für einen „Digitalen Anschub“ können herausfordernde interne Prozesse sein, aber auch neue Ziele wie z. B. Kunden besser verstehen oder neue Kundensegmente erschließen, Fachkräfte gewinnen, eigene Produkte innovativ verändern oder die Vertriebsweite vergrößern.

Die Hans Gottsberg GmbH entschloss sich zu diesem Schritt, um ihre Mitarbeitenden bei der Veränderung von Prozessen mitzunehmen. Sie bewarb sich auf die Ausschreibung des „Digitalen Anschubs“ und gewann den 4-stündigen Workshop. Die Vorbereitung, Durchführung sowie die Moderation des Workshops wurde von qualifizierten Mitarbeitenden des Hamburger Zentrums übernommen.

Ablauf

Im ersten Schritt wurden gemeinsam die Kernfrage sowie das Ziel des Workshops entwickelt: Die Kundenzufriedenheit und -bindung soll sich deutlich erhöhen, indem interne Prozesse schneller werden. Mitarbeitenden-Interviews unterstützten dieses Ziel und schärften das aktuelle Bild der internen Prozesse.

Da dieses Ziel nicht in einem einzelnen Workshop erreicht werden kann, diente dieser vor allem dazu Maßnahmen zu entwickeln, zu bewerten und anzuschieben - mit voller Kraft eines entsprechend großen Teams. An dem Workshop „Digitaler Anschub“ nahmen neben Herrn Gottsberg (dem Geschäftsführer und Inhaber) acht Mitarbeitende aus unterschiedlichen Abteilungen wie z. B. IT, Montage und Lager teil. Sie wurden nach einem Einstieg in den Workshop in zwei Gruppen aufgeteilt.

Die eine Gruppe sah die Gottsberg-Welt aus Sicht eines Kunden und eines entsprechenden Szenarios: Der fiktive Kunde, ein Gebäudemanager einer Schule, bemerkt kurz vor Toresschluss am Freitagmittag eine kaputte, sehr wichtige Schultür und muss sofort handeln. Die Mitarbeitenden von Gottsberg nahmen in dem Workshop die Kundensicht des Gebäudemanagers ein. Durch diesen Perspektivwechsel gelang ein kritischer Blick auf alle Prozesse, mit denen der Kunde konfrontiert ist, sobald er mit der Hans Gottsberg GmbH in Kontakt tritt.

Die Mitarbeitenden der zweiten Gruppe blieben in Gedanken in ihrem Handwerksbetrieb und erfassten alle internen Prozesse, die mit dem Fall zu tun haben. Wer informiert wen, wer gibt Aufträge an wen weiter, wie wird dokumentiert usw.? Alle Prozesse wurden auf einem Flipchart aufgezeichnet, ähnlich einer Prozessanalyse.

Erkenntnisse und Ausblick:

Nachdem beide Gruppen im Plenum über ihre Ergebnisse berichteten, folgte ein gemeinsames Brainstorming: Schnell entstanden neue Ideen – insgesamt wurden drei Flipcharts dabei mit Ideen für bessere, schnellere Prozesse im Sinne des Kunden beschrieben und bewertet. Ein tolles ergiebiges Resultat, das zeigt: Die Mitarbeitenden kennen ihre Prozesse zwar sehr gut, doch eine andere Brille aufzusetzen rückt wiederum viele Ideen in den Fokus, die ohne diesen Perspektivwechsel nicht entstanden wären.

Die Richtung der Gottsberg GmbH ist ganz klar Automatisierung im Sinne ihrer Kunden*innen, aber verraten wird natürlich noch nichts.

Töne aus der Gottsberg GmbH:

Ulf Gottsberg, Geschäftsführung

„Die Ideen, die bei diesem Workshop rausgekommen sind, bedeuten für mich, dass mein Team sich mit der Gegenwart und Zukunft des Unternehmens identifiziert und es weiterhin einen erfolgreichen Kurs einschlägt (auch wenn die Wellen mal etwas höher schlagen). Ich freue mich, durchzustarten und bin sehr stolz auf meine Mitarbeiter*innen.“

Jana Riecken, Assistenz der Geschäftsleitung

„Ich finde es immer wieder erstaunlich, wie breit gefächert die Ideen sprudeln bei einem Workshop und bin guter Dinge, dass wir die Digitalisierung gut bei uns in das Tagesgeschehen einbinden werden und können. Wir packen vorab noch ein paar Baustellen an, die es gilt zu verbessern und können anschließend mit einem motivierten Team starten.“